Notfallmanagement auf Freizeiten - Teil 3: Organisation von physischen Notfallmappen
Nicht alles lässt sich auf einer Freizeit digital abwickeln, manche Unterlagen liegen nach wie vor in physischer Form vor. Und auch die wollen organisiert werden.
Nachdem wir uns in den ersten beiden Teilen der Reihe damit befasst haben, welche Informationen wir von den Teilnehmern und auch unabhängig von ihnen digital schnell griffbereit haben, wollen wir uns hier anschauen, welche Informationen und Gegenstände wir von den Teilnehmern in Verwahrung nehmen und schnell griffbereit haben wollen.
Auf Freizeiten, welche wir in den vergangenen Jahren organisiert haben, haben wir beispielsweise folgende Dinge eingesammelt:
- Krankenkassenkarten
- Impfpässe
- Allergiepässe
- Medikationspläne vom Arzt
Schon vor der Zeit von Betlehem Booking stellte sich die Frage, wie das eingesammelte Material verwaltet wird. Von Ordnern mit Klarsichthüllen pro Person bis hin zu Umschlägen in einer Kiste gibt es da viele Möglichkeiten. Wir haben uns vor einigen Jahren bereits für Fächermappen entschieden, bei denen für jeden Teilnehmer ein eigenes Fach vorgesehen ist. Wir verwenden hier die Fächermappe "Rapesco 1622 SupaFile Plus" mit 26 Fächern (bzw. bei größeren Veranstaltungen mehrere davon einzusetzen und dann sinnvoll aufgeteilt, z.B. eine für Jungs und eine für Mädchen).
Bei diesen Mappen (und auch anderen Formen der Organisation) folgt nun das Problem, die einzelnen Fächer zu beschriften. Die ganz einfache Methode des handschriftlichen Ausfüllens der beigelegten Zettel ist bei größeren Mengen schnell nervig und je nach Handschrift auch wenig ansehnlich. In der Vergangenheit haben wir die Namen alle in einen Labeldrucker eingegeben und dann aufgeklebt, was auch nervig wird, also wollten wir das gerne vereinfachen.
Es gibt in Betlehem Booking sowieso etliche Exporte für verschiedenste Listen und bei der Recherche, wie wir solche Etiketten passend drucken können, sind wir auf Klebeetikettenbögen gekommen. Für die genannte Mappe passen die Label in den Formaten Avery Zweckform L4731 bzw. Herma 10001, die Bögen bekommt man für verhältnismäßig kleines Geld online. Im Bereich des Exports ("Namensaufkleber als PDF") können PDFs für diese Bögen exportiert werden.
Wir haben an dieser Stelle auch den Export für andere Klebeetikettenformate ergänzt, so können auch Namensschilder erzeugt werden, was am ersten Tag einer Freizeit mit einer Gruppe, bei der sich die Teilnehmer noch gar nicht kennen, auch sehr hilfreich sein kann.
Wenn wir schon bei den Exporten sind: Es gibt auch die Möglichkeit, den kompletten Freizeitpass (bzw. alle hinterlegten Daten) als PDF herunterzuladen. Und wer möchte, kann den Freizeitpass dabei mit einem Unterschriftenfeld versehen und sich die Korrektheit bei der Abreise nochmal von den Erziehungsberechtigten bestätigen lassen (und diese unterschriebene Version dann in die Notfallmappe packen). Wichtig: Nach unserer Auffassung ist diese Unterschrift nicht zwingend notwendig, wird aber von manchen Veranstaltungsverwaltungen gewünscht.
Hinweis zur Markennennung: Wir bekommen von keinem der hier genannten Hersteller oder Markenrechtsinhaber etwas für die Nennung der Produktbezeichnungen und stehen auch nicht in Kooperation mit ihnen. Die erwähnten Produkte spiegeln unsere persönliche Meinung wider.